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Hier kommen die größten Irrtümer über das Thema E-Mail-Archivierung von Deiner IT-Beratung aus Hamburg.

Die E-Mail-Archivierung ist ein wichtiges und durch die verschiedenen Gesetzgebungen auch ein sehr komplexes Thema. Wir, als besondere IT-Beratung aus Hamburg hören von unseren Kunden häufig falsche Aussagen zu dem Thema E-Mail-Archivierung. Auch unsere deutschen E-Mail-Archivierungs-Partner MailStore und EBERTLANG haben diese Erfahrungen gesammelt. Aus diesen Erfahrungen haben wir die größten Irrtümer über E-Mail-Archivierung zusammengefasst:

1. Irrtum: Mein kleines Unternehmen benötigen keine E-Mail-Archivierung. Die Pflicht gilt nur für große Unternehmen oder Konzerne.
Falsch! Die Aufbewahrungspflicht ist nicht an eine bestimmte Unternehmensgröße gebunden. Auch Einzelunternehmer, Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen unterliegen dieser Verwaltungsvorschrift und sind verpflichtet, E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Einfach zusammengefasst: Jedes Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegt den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) und kann bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht riskieren. Zusätzlich könnte sich bei einer Steuerprüfung das Finanzamt fragen, weshalb sich das betreffende Unternehmen nicht an die GoBD hält und weiter prüfen.

2. Irrtum: Es reicht doch aus, wenn ich alle wichtigen E-Mails einfach ausdrucke und weghefte.
Falsch! Mit dem Ausdrucken wird eine Kopie der E-Mail erstellt. Es dürfen aber nach den GoBD nur Originalformate verwendet werden, die nicht umgewandelt wurden. Das bedeutet, wenn Du eine geschäftliche E-Mail erhältst, wurde sie über den digitalen Weg versandt. Darum gilt dieser digitale Weg auch als Beleg und somit ist die E-Mail im Original (also digital) aufzubewahren.
Somit musst Du wie auch vorgeschrieben die E-Mail digital archiviern, da ein Ausdruck eine Kopie ist und nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Das umfasst auch alle Dateianhänge, wie PDF-Dokumente, Word-Dokumente usw. sie müssen im (digitalen) Original erhalten bleiben.

3. Irrtum: Nur meine Rechnungen sind wichtig für die Steuer und das Finanzamt. Alles andere muss ich nicht extra archivieren.
Falsch! Die GoBD gibt vor, dass Dein Unternehmen verpflichtet ist, die gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Das bedeutet, dass nicht nur Rechnungen archiviert werden müssen, sondern alles von der Angebotsanfrage, Rücksprachen, die Auftragserteilung, Lieferbelege bis hin zur Abwicklung. Alle E-Mails dazu sind wichtig. Man spricht von der sogenannten „Geschäftsrelevanz“.

Falls Du noch mehr wissen willst und welche Vorteile eine E-Mail-Archivierung im Firmenalltag bringen kann, dann lade Dir jetzt von Deiner IT-Beratung aus Hamburg den Leitfaden „E-Mail-Archivierung für Einsteiger“ kostenlos herunter.

An welche E-Mail-Adresse dürfen wir Dir das Dokument schicken? Du erhältst von uns eine E-Mail mit dem PDF und eine Bestätigung. Bitte kontrolliere auch Deinen Spam-Ordner.

 

4. Irrtum: Durch meine Backups wird keine zusätzliche E-Mail-Archivierung benötigt.
Falsch! Ein Daten-Backup wird in der Regel 1-2 Mal am Tag durchgeführt. Somit werden alle Inhalte, die in der Zwischenzeit verändert werden, ob hinzugefügt oder gelöscht, nicht im Backup gespeichert. Ein Daten-Backup reicht damit nicht aus, damit Du rechtssicher agieren kannst und erfordert zusätzlich eine E-Mail-Archivierung. Ein Daten-Backup ergänzt eine E-Mail-Archivierungslösung und deshalb passen beide perfekt zusammenpassen und sollten in Deinem Unternehmen zusammen eingesetzt werden.

5. Irrtum: Der Datenschutz und die E-Mail-Archivierung passen nicht zusammen.
Falsch! Der Datenschutz und die E-Mail-Archivierung lassen sich mit automatischen Löschvorgängen perfekt umsetzen. Mit den automatischen Löschvorgängen kannst Du festlegen, dass E-Mails mit beispielsweise Bewerbungsunterlagen nach den gesetzlichen Fristen automatisiert gelöscht werden.

Mehr Informationen zu den rechtlichen Vorgaben der E-Mail-Archivierung erhältst Du in unserem Blog-Beitrag „Rechtliche Vorgaben zur E-Mail-Archivierung“.

Du willst wissen, wie Du die E-Mail-Archivierung in Deiner Firma am besten umsetzen kannst? Dann buche Deine unverbindliche und kostenlose E-Mail-Archivierungs-Analyse und Beratung von Deiner IT-Beratung aus Hamburg. Hier anfragen.

Die Wachstumsengel unterstützen Dich als besonderer IT-Berater aus Hamburg bei der passenden Lösung für Deine Firma, um alle Risiken zu vermeiden und Geld in der IT-Betreuung zu sparen.

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Bitte beachte den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.

Haftungsausschluss
Die Rechtslage bei der E-Mail-Archivierung durchaus kompliziert. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information. Bei Fragen und Problemen solltest Du Dich an einen Rechtsexperten wenden.
Die Informationen in diesem Artikel sind allein als unverbindliche Hinweise zu verstehen. Für die inhaltliche Richtigkeit der hier gemachten Angaben übernimmt WACHSTUMSENGEL – Hirschfeldt und Hörnecke GbR, die besondere IT-Beratung aus Hamburg, keine Gewähr.

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