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Hier erfährst Du alles zur rechtlichen Situation der E-Mail-Archivierung von Deinem IT-Dienstleister aus Hamburg.

Wir, als IT-Dienstleister aus Hamburg, haben gemeinsam mit unserem deutschen Partner Mailstore die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Gibt es das eine Gesetz zur E-Mail-Archivierung? Nein, ein einzelnes und zentrales E-Mail-Archivierungsgesetz gibt es nicht. Vielmehr gibt es verschiedene rechtliche Grundlagen aus unterschiedlichen Vorschriften und Gesetzen zur Aufbewahrung von E-Mails.
Seit dem 01. Januar gilt in Deutschland die GoBD 2020.

Was ist die GoBD?
Vereinfacht ausgedrückt, kann man die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) als Arbeitsanweisung an die Finanzämter verstehen. Für Unternehmen bedeutet dies: Hält man sich an die Regularien der GoBD, dann ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass ein Finanzamt die Bücher und Aufzeichnungen des Unternehmens nicht anerkennt. Hält man sich nicht an die GoBD, hat man kein Gesetz gebrochen – aber eventuell einen aufmerksam gewordenen Steuerprüfer vor der Türe.
Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Mails ergibt sich aus der GoBD. Es beinhaltet Themen aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO).

Die die wichtigsten Gesetze haben wir für Dich zusammengefasst:
• Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
• Telekommunikationsgesetz (TKG)
• Gesetz betreffend die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbHG)
• Aktiengesetz (AktG)
• Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssystem (GoBS)
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
• Handelsgesetzbuch (HGB)
• Abgabenordnung (AO)
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO)
• Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG)

Muss ich jede E-Mail archivieren?
Du musst nur E-Mails archivieren, wenn sie laut § 238 Abs. 2 HGB einem Handelsbrief entsprechen. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht.

Das können folgende E-Mail-Inhalte sein:
• Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
• jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird
• Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge

Diese E-Mails, sowohl versendete als auch empfangene musst Du archivieren. Nicht archiviert musst Du interne Mails, Spammails und Werbemittel wie Newsletter.

Welche E-Mails dürfen nicht archiviert werden?
Die DSGVO schreibt vor, welche E-Mails nicht aufgehoben werden dürfen. Die privaten E-Mails von Mitarbeitern dürfen nicht archiviert werden. Das gleiche gilt auch für die Archivierung von Bewerberdaten. In beiden Fällen gibt es jedoch Ansätze mit den besonderen Anforderungen umzugehen. Die E-Mails dürfen nur nach ausdrücklicher Genehmigung der Betroffenen archiviert werden.

Wie müssen E-Mails richtig archiviert werden?
Demnach sind E-Mails wie folgt aufzubewahren:
• ordnungsgemäß
• vollständig
• zum frühestmöglichen Zeitpunkt
• mit dem Original übereinstimmend und unveränderbar
• mit Berechtigung einsehbar
• wieder auffindbar und reproduzierbar
• für den gesamten Aufbewahrungszeitraum
• über eine Protokollierung nachvollziehbar
• bei Veränderung nachvollziehbar
• auch nach einem Systemwechsel getreu der genannten Richtlinien

Was bedeutet in der E-Mail-Archivierung Revisionssicherheit?
Wenn man von den GoBD und Lösungen zur Archivierung von (digitalen) Dokumenten spricht, dann fällt sehr häufig der Begriff der Revisionssicherheit. Vereinfacht gesagt soll damit ausgedrückt werden, dass eine technische Lösung (wie zum Beispiel die Software von Mailstore) so aufgebaut ist, dass es zum Beispiel den Anforderungen einer Steuerprüfung Stand hält. In so einem Fall werden spezifische Detaileigenschaften der Lösung plötzlich sehr relevant, hier einige Beispiele:
• Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der relevanten Dokumente
• Manipulationssicherheit
• Nachvollziehbare Aufbewahrungsrichtlinien
• Protokollierung (Log)
• Exportmöglichkeiten in Standardformate
• Zugriffsmöglichkeiten für externe Auditoren (z.B. Betriebsprüfer)

Da wird auch dem Laien schnell klar, dass ein Backup nicht das Gleiche leisten kann, wie eine E-Mail-Archivierungslösung.

Weiterführende und vertiefende Informationen zur revisionssicheren / rechtssicheren E-Mail-Archivierung nach GoBD haben wir für Dich in dem kostenlosem Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ zusammengefasst.

An welche E-Mail-Adresse dürfen wir Dir das Dokument schicken? Du erhältst von uns eine E-Mail mit dem PDF und eine Bestätigung. Bitte kontrolliere auch Deinen Spam-Ordner.

 

Wie lange musst Du E-Mails archivieren?
Der Paragraf § 257 HGB Abs. 4 gibt vor, dass als E-Mail geltende Handelsbriefe 6 Jahre verwahrt werden müssen. Hierbei regelt § 257 HGB Abs. 5 die Aufbewahrungsfrist im Detail: Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail gesendet oder empfangen wurde. Weiterhin muss man auch laut § 147 AO alle als Handels- oder Geschäftsbriefe geltende E-Mails 6 Jahre archivieren.

Sollten die Mails jedoch Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder generelle Bilanzen, Lageberichte oder andere Organisationsunterlagen beinhalten, gilt hier grundsätzlich eine Aufbewahrungspflicht von insgesamt 10 Jahren. Der Einfachheit halber archivieren einige Unternehmen direkt alle betroffenen Mails für insgesamt 10 Jahre, um sich den Aufwand der Trennung zu sparen.

E-Mails richtig archivieren
An welchem Ort Du Deine E-Mails ablegst, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Du kannst die Daten auf dem Unternehmensserver als auch auf einem externen Speichermedium sichern – solange Du die Anforderungen an die Aufbewahrung (vollständig, manipulationssicher, stets verfügbar, maschinell auswertbar) erfüllst. Für die revisionssichere E-Mail-Archivierung musst Du dementsprechend eine nicht manipulierbare Lösung für Deine Firma auswählen.

Du willst wissen, wie Du die E-Mail-Archivierung in Deiner Firma am besten umsetzen kannst? Dann buche Deine unverbindliche und kostenlose E-Mail-Archivierungs-Analyse und Beratung. Hier anfragen.

Wir, als besondere IT-Dienstleister aus Hamburg, beraten Dich bei der für Dich passenden Umsetzung.

Die WACHSTUMSENGEL sind Dein registrierter und zertifizierter E-Mail-Archivierungsexperte!

Mehr Informationen zu den größten Irrtümern der E-Mail-Archivierung erhältst Du in unserem Blog-Beitrag „Die größten Irrtümer über das Thema E-Mail-Archivierung“.

Bitte beachte den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.
Haftungsausschluss
Die Rechtslage bei der E-Mail-Archivierung durchaus kompliziert. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information. Bei Fragen und Problemen solltest Du Dich an einen Rechtsexperten wenden.
Die Informationen in diesem Artikel sind allein als unverbindliche Hinweise zu verstehen. Für die inhaltliche Richtigkeit der hier gemachten Angaben übernimmt WACHSTUMSENGEL – Hirschfeldt und Hörnecke GbR, der IT-Dienstleister aus Hamburg keine Gewähr.

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