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Hier kommt der große Vergleich zwischen E-Mail-Archivierung und Daten-Backup von Deinem besonderen IT-Service aus Hamburg.

Wir die Wachstumsengel, Deinem besonderen IT-Service aus Hamburg zeigen Dir zusammen mit unserem deutschen Software-Partner Mailstore die Unterschiede zwischen E-Mail-Archivierung und Daten-Backup und warum eine Kombination von beiden die ideale Lösung für Dein Unternehmen ist.

Man muss sagen, dass die E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel von Unternehmen weltweit geworden ist. E-Mails beinhalten oft geschäftskritische Daten, die Du schützen und langfristig verfügbar halten musst.
Der Umgang mit diesen geschäftskritischen Daten wird in Deutschland durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) klar geregelt. Daher solltest Du Dich als Geschäftsführer oder IT-Entscheider umfassend mit dem Thema der Aufbewahrung und dem Schutz der E-Mail-Daten beschäftigen und die Vorgaben der GoBD umsetzen. In unserer täglichen Arbeit als Dienstleister für IT-Service aus Hamburg stellen wir leider immer wieder fest, dass das Thema der E-Mail-Archivierung bei den meisten Firmen nicht weit oben auf der Agenda steht. Das sollte sich ändern.

Geschäftskritische Daten in E-Mails sichern und schützen
Wie kannst Du am besten wichtige und geschäftskritische Daten sicher und dauerhaft verfügbar aufbewahren?

Als die beste Lösung bietet sich die Kombination aus E-Mail-Archivierung und Backup-Lösung an. Die Anwendung dieser speziellen Kombination in Deinem Unternehmen ist sehr wichtig, da die einzelnen Lösungen unterschiedlichen Zielsetzungen folgen und sich daher gegenseitig optimal ergänzen und nicht, wie meist angenommen gegenseitig ausschließen. Wir als IT-Service aus Hamburg empfehlen daher immer den Einsatz von beiden Anwendungen in Kombination.

Wo liegen die Unterschiede zwischen E-Mail-Archivierung und Daten-Backup?
Du fragst Dich jetzt: Ein Backup ersetzt keine E-Mail-Archivierung?
Der Hauptzweck der E-Mail-Archivierung ist in erster Linie die Wiederauffindbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit von E-Mail-Daten. Für Dich ist dies besonders für die E-Mails wichtig, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder rückgängig gemacht wird (z.B. Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen).
Bei einem Daten-Backup ist der Hauptzweck eine regelmäßige Speicherung von Daten sicherzustellen und stellt eine aktuelle Momentaufnahme der gesicherten Daten dar. Beim Daten-Backup werden Kopien von ganzen Datensätzen angefertigt und und auf externe Datenträger oder in einer Cloud-Umgebung zur Wiederherstellung (Restore) gesichert.
Ein Backup dient somit der Notfallvorsorge und ermöglicht im Schadensfall, die gesicherten Datensätze von dem externen Speichermedium zurück zu kopieren und wieder herzustellen.

Der folgenden Tabelle kannst Du entnehmen, welche Ziele mit Hilfe welcher Lösung zu erreichen sind¹:

 

1. Quelle: https://www.mailstore.com/

Was bedeuten die einzelnen Punkte aus der Tabelle im Detail?

1. Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung können Deine E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des E-Mail-Servers (automatisch) gelöscht werden und geben so wieder Speicherplatz auf dem E-Mail-Server frei. Somit sparst Du Budget für benötigte Postfach-Erweiterungen.

Ein Backup erstellt zumeist temporäre Kopien der Daten des E-Mail-Servers auf einem externen Datenträger oder in der Cloud. Temporär bedeutet in diesem Zusammenhang, dass je nach Backup-Konzept Daten innerhalb der Backups wieder überschrieben bzw. gelöscht werden, z.B. bei einem inkrementellen Backup, oder zeitgesteuert auch komplett gelöscht werden, wenn die Backup-Datei nicht mehr notwendig ist. Durch die Erstellung dieser Kopien wird der Bedarf für Postfachbegrenzungen nicht aufgehoben. „Vollgelaufene Postfächer“ und der damit häufig verbundene Bedarf für die Auslagerung in z.B. PST-Dateien sind damit weiterhin Ärgernisse sowohl für den Anwender als auch den IT-Admin und/oder uns, Deinem IT-Service aus Hamburg.
1:0: E-Mail-Archivierung

2. Abschaffung von PST-Dateien
Die PST-Dateien werden vor allem genutzt, um E-Mails aus den Postfächern der Anwender auszulagern, z.B. bedingt durch Postfach-Speicher Begrenzung oder um lokale Kopien der E-Mails auf dem Rechner des Anwenders zu erstellen. Manuell oder auch automatisch (z.B. durch die Microsoft Outlook-Funktion AutoArchivierung) werden Inhalte des Postfachs in eine PST-Datei kopiert.
Viele Unternehmer versuchen inzwischen PST-Dateien abzuschaffen, da diese oft erhebliche Risiken bergen. Sie sind fehleranfällig und nehmen häufig viel Speicherplatz ein. Man kann die PST-Dateien leicht beschädigt oder sie gehen verloren. Eins der Hauptprobleme ist, dass sie lokal und verteilt auf den Rechnern der Anwender gespeichert werden. Dies erschwert ein Backup und führt häufig zum Verlust wichtiger Daten. PST-Dateien sind zudem nicht per Volltextsuche durchsuchbar und nicht gegen Manipulationen geschützt.

Hier bietet eine gute E-Mail-Archivierung entscheidende Vorteile, sie hilft Dir und Deinem Unternehmen die rechtlichen Anforderungen optimal umzusetzen. Die E-Mails werden in einem zentralen System archiviert, das System ist für eine langfristige Aufbewahrung unter Berücksichtigung der nötigen Anforderungen zur Revisionssicherheit ausgelegt und optimiert. Hierdurch hat Dein IT-Administrator die volle Kontrolle über den gesamten Archivierungsprozess. Da die archivierten E-Mails automatisch vom E-Mail-Server gelöscht werden können, werden PST-Dateien als vermeintliche Lösung zur Umgehung von Postfachbegrenzungen überflüssig. Inhalte bereits existierender PST-Dateien lassen sich ebenfalls zentral archivieren und so auch vom Endanwender leicht durchsuchen.
Ein Backup von PST-Dateien ist unabhängig von der Archivierung grundsätzlich ebenfalls möglich. Allerdings können Postfachbegrenzungen auf diese Weise nicht umgangen werden, so dass eine vollständige Abschaffung von PST-Dateien mit einem Backup nicht möglich ist.
2:0: E-Mail-Archivierung

3. Reduzierung der Storage-Anforderungen durch De-Duplizierung und Komprimierung
Ein weiterer klarer Vorteil einer E-Mail-Archivierung gegenüber PST-Dateien ist die Vermeidung von doppelten E-Mail-Daten und der Komprimierung der archivierten E-Mail-Daten, damit wird so weniger Speicherplatz im Archiv verbraucht.
Die E-Mail-Archivierung hat den entscheidenden Vorteil, dass diese zusätzlich eine Entlastung des E-Mail-Servers schaffen kann, da der E-Mail-Server die bereits archivierten E-Mails nicht mehr speichern muss. Der E-Mail-Server wird damit entlastet und läuft stabiler.
3:0: E-Mail-Archivierung

4. Entlastung des E-Mail-Servers und Vereinfachung von Backup und Wiederherstellung
Werden die E-Mails nach erfolgreicher Archivierung vom E-Mail-Server gelöscht, wird das Datenvolumen auf dem E-Mail-Server reduziert. Diese Reduzierung kann ein anschließendes Backup des E-Mail-Servers als auch die Widerherstellung im Schadensfall deutlich schneller machen und damit die Ausfallzeit Deiner Systeme stark verringern. Durch die E-Mail-Archivierung kann so zusätzlich, die Performance des Backup-Prozesses verbessert werden. Eine reine Backup-Lösung kann das nicht leisten.
4:0: E-Mail-Archivierung

5. Vollständige, manipulationssichere und langfristige Aufbewahrung von E-Mails
Das Hauptziel einer E-Mail-Archivierung ist die vollständige, manipulationssichere und langfristige Aufbewahrung von E-Mail-Daten (siehe auch unseren Blogartikel „Hilfe bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen„).
Die Vollständigkeit des E-Mail-Archives wird durch eine E-Mail-Archivierung direkt bei Ein- und Ausgang der E-Mails auf dem E-Mail-Server (sogenanntes Journaling) erreicht. Bei einem Daten-Backup wird nur der aktuelle Stand des E-Mail-Servers gesichert (ein sogenannter Snapshot). Somit ist es möglich, dass Benutzer vor der Erstellung des Backups E-Mail-Daten löschen und diese verloren gehen können.
Manipulationssicherheit erreicht die E-Mail-Archivierungslösung unter anderem durch Verschlüsselung, genau abgestimmte Benutzerrechte und einer Protokollierung von relevanten Änderungen und Benutzerereignissen.
Eine E-Mail-Archivierungslösung unterscheidet sich deshalb von einer Backup-Lösung, dass sie die E-Mail Daten oft über mehrere Jahre hinweg im Archiv vorhält. Eine Backup-Lösung dagegen hält die Daten meist nur über einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum vor. Ein Backup dient deshalb nur der Notfallvorsorge und erlaubt es im Schadensfall die gesicherten Datensätze wiederherzustellen, ist aber keine langfristige Lösung.
5:0: E-Mail-Archivierung

6. Hilfe bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen
Eine langfristige, vollständige und manipulationssichere Archivierung von E-Mail-Daten ermöglicht die Erfüllung der rechtlicher Anforderungen in Deutschland. Vor allem die Anforderungen auf die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, sowie auf den damit zusammenhängenden handels- und steuerrechtliche Vorschriften.
Die Vollständigkeit der Daten ist ein wichtiges Kriterium hierfür. Bei der E-Mail-Archivierung werden die E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archiviert. Ein Backup erfolgt meist nach einem bestimmten Zeitplan und dazwischen besteht die Gefahr von Manipulation oder Datenverlust. Die DSGVO-Vorgaben und Aufbewahrungsrichtlinien werden von den meisten E-Mail-Archivierungs- aber auch einigen Backup-Lösungen unterstützt, jedoch sind deren Einstellungsmöglichkeiten oft nicht so komfortabel und umfangreich wie bei der E-Mail-Archivierungslösung von Mailstore.
6:0: E-Mail-Archivierung

Weiterführende und vertiefende Informationen zur revisionssicheren / rechtssicheren E-Mail-Archivierung nach GoBD haben wir für Dich in dem kostenlosem Leitfaden „Rechtssichere E-Mail-Archivierung“ zusammengefasst.

An welche E-Mail-Adresse dürfen wir Dir das Dokument schicken? Du erhältst von uns eine E-Mail mit dem PDF und eine Bestätigung. Bitte kontrolliere auch Deinen Spam-Ordner.

7. Hilfe bei E-Discovery-Szenarien
Unter E-Discovery wird meist der Prozess verstanden, bei dem elektronisch gespeicherte Informationen lokalisiert, beschafft, überprüft und ausgetauscht werden.
Professionelle E-Mail-Archivierungs- als auch Backup-Lösungen können bei E-Discovery-Szenarien unterstützen, da diese häufig eine Suchfunktion, sowie partielle Wiederherstellungs- und Exportfunktionen anbieten. Es ist aber zu beachten, dass Funktionen von Backup-Lösungen oft nicht so umfangreich sind wie bei unserem Partner. Sind Deine E-Mails in PST-Dateien enthalten (siehe auch oben „2. Abschaffung von PST-Dateien“), die wiederrum in Backups gesichert sind, können E-Discovery-Szenarien zu entsprechend aufwendigen und zeitintensiven Maßnahmen ausarten. Das mindert die Produktivität für Dich und Deine Mitarbeiter.
7:0: E-Mail Archivierung

8. Volltextindexierung der E-Mails für eine schnelle Suche
Die professionelle E-Mail-Archivierungslösung unseres Partners nimmt die Inhalte der archivierten E-Mails und ihrer Anhänge in einen Volltext-Suchindex auf. Damit können Endanwender selbst schnell und einfach nach bestimmten E-Mails suchen und sind somit nicht auf den IT-Administrator angewiesen. Mit dieser Lösung kannst Du direkt in Microsoft Outlook nach den passenden E-Mails suchen.
Bei einigen Backup-Lösungen können die Daten zwar einzeln durchsucht werden, diese Funktion ist aber üblicherweise dem IT-Administrator vorbehalten und auf bestimmte Inhalte beschränkt.
8:0: E-Mail Archivierung

9. Endanwender: Einfache und schnelle Wiederherstellung verlorener E-Mails
Gerade im Bereich Wiederherstellung bietet die E-Mail-Archivierungslösung unseres Partners den entscheidenden Vorteil gegenüber einer Backup-Lösung. Du kannst über die Suchfunktionen bestimmte E-Mails suchen und diese dann anschließend ganz einfach innerhalb weniger Sekunden wiederherstellen. Du brauchst keinen IT-ler für die manuelle Suche im gesamten Backup und der Wiederherstellung von E-Mails. Spare die Kosten für Deinen IT-Admin, der nach spezifischen E-Mails die Backups durchsuchen und für Dich und Deine Mitarbeiter wiederherstellen muss. Beim Backup hingegen hast Du in der Regel keinen direkten Zugriff auf die E-Mail-Daten.
9:0: E-Mail Archivierung

Wichtig zu wissen: Datenschutz gewährleisten
Wie Du sicher weißt, sollten aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken nicht alle E-Mail-Daten archiviert werden. Dies gilt zum Beispiel für private E-Mails, die über den Firmenaccount verschickt und empfangen wurden. Um zu gewährleisten, dass keine privaten E-Mails archiviert werden, empfiehlt es sich, die private Nutzung des E-Mail-Dienstes zu verbieten und die Verwendung externer E-Mail-Dienste vorzuschreiben. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, muss dies schriftlich fixiert, kontrolliert und konsequent durchgesetzt werden. Die schriftliche Fixierung kann beispielsweise in Richtlinien zur Nutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur, in einer Betriebsvereinbarung, einer Einverständniserklärung der Belegschaft oder in einem individuellen Anstellungsvertrag erfolgen.
Wenn Du Dich ausführlich zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung informieren möchten, dann findest Du hier weitere Informationen.

Unser abschließendes Fazit
E-Mail-Archivierung und Backup sind zwei völlig unterschiedliche Lösungen mit verschiedenen Zielen.
Ein Backup ersetzt keinesfalls die rechtssichere Archivierung. Ein Backup kann lediglich über einen begrenzten Zeitraum Daten sichern und diese im Bedarfsfall wiederherstellen. Die rechtlichen Vorgaben und Anforderungen werden nicht berücksichtigt, wie eine ständige Verfügbarkeit und Wiederauffindbarkeit von geschäftskritischen E-Mails. Entsprechend wird ein Backup den rechtlichen Anforderungen nicht gerecht.

Die E-Mail-Archivierung dient dazu, E-Mails und deren Anhänge über Jahre (mindestens 10) hinweg vollständig, manipulationssicher und jederzeit auffindbar zu archivieren. Sie erfüllt somit die rechtlichen Vorgaben und Anforderungen.
Die perfekte Kombination ist die Anlage von E-Mail-Archiven und die regelmäßige Sicherung dieser Archive durch Backups. Somit sind sowohl Backups als auch die E-Mail-Archivierung wichtige Bestandteile Deiner sicherheitsbewussten IT-Strategie.

Du willst wissen, wie Du die E-Mail-Archivierung in Deiner Firma am besten umsetzen kannst? Dann buche Deine unverbindliche und kostenlose E-Mail-Archivierungs-Analyse und Beratung. Hier anfragen.

Wir als besonderer IT-Service aus Hamburg haben die passenden Lösungen für Dein Unternehmen.

Die WACHSTUMSENGEL – Dein IT-Service aus Hamburg sind registrierte und zertifizierte E-Mail-Archivierungsexperten und Du damit in den besten Händen.

Mehr Informationen zu den rechtlichen Vorgaben der E-Mail-Archivierung erhältst Du in unserem Blog-Beitrag „Wie ist die rechtliche Situation für die E-Mail-Archivierung?“.

Bitte beachte den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.
Haftungsausschluss
Die Rechtslage bei der E-Mail-Archivierung ist durchaus kompliziert. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, sondern dient der grundlegenden Information. Bei Fragen und Problemen solltest Du Dich an einen Rechtsexperten wenden.
Die Informationen in diesem Artikel sind allein als unverbindliche Hinweise zu verstehen. Für die inhaltliche Richtigkeit der hier gemachten Angaben übernimmt WACHSTUMSENGEL – Hirschfeldt und Hörnecke GbR, der besondere IT-Service aus Hamburg, keine Gewähr.

Bildquelle: https://www.mailstore.com/

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